همان‌طور كه مي‌دانيد، رابط كاربري نرم‌افزارهاي آفيس 2007 (به‌ويژه در قسمت نوارابزار و چگونگي قرارگيري دستورها) نسبت به نسخه‌هاي پيشين دچار تحولات كلي شده است و طبيعتاً كار كردن با آن‌ها مستلزم صرف كردن كمي زمان است.

با اين وجود، زماني كه به آن عادت كنيد، متوجه‌ مزيت اين نوع طراحي خواهيد شد. البته علاوه بر نوارابزار اصلي، نوارابزار باريكي در بالاي صفحه و كنار دكمه‌ آفيس قرار گرفته است كه به آن نوارابزار دسترسي سريع(Quick Access) گفته مي‌شود.

در واقع به كمك اين نوارابزار مي‌توانيد تنها با يك كليك به دستورهاي پركاربرد خود دسترسي پيدا كنيد.

در حالت پيش‌فرض، در اين قسمت تنها چند دستور بيشتر وجود ندارد و ممكن است براي شما كافي نباشند. براي رفع اين مشكل مي‌توانيد چندين دستور ديگر را نيز به اين قسمت اضافه كنيد. بدين منظور بايد مراحل زير را طي كنيد:


 - روي دكمه ‌Customize Quick Access Toolbar كه در كنار نوار ابزار دسترسي سريع با يك فلش به سمت پايين مشخص شده است، كليك كنيد. البته اگر دستور مورد نظر شما در فهرست دستورهاي نمايش داده شده است، ديگر لازم نيست مراحل بعدي را طي كنيد و تنها بايد تيك كنار آن را بزنيد.

- روي عبارت More Commands كليك كنيد.

- اكنون پنجره‌ مربوط به قسمت سفارشي كردن صفحه را مشاهده مي‌كنيد. مي‌توانيد به كمك منوي كركره‌اي زير عبارت Choose commands from، موضوع و نوع عملكرد دستور مورد نظر را انتخاب كنيد.

- پس از نمايش فهرست دستورهاي مرتبط با موضوع انتخابي، دستور مورد نظر خود را انتخاب كنيد.

- با كليك دكمه ‌Add، دستور انتخاب شده در فهرست دستورهاي نوارابزار دسترسي سريع قرار خواهد گرفت.
- براي افزودن دستورهاي جديد بايد مراحل 3 تا 5 را دوباره طي كنيد.
- در انتها روي دكمه ‌Ok  كليك كنيد.

بدين ترتيب دستور مورد نظر در نوارابزار دسترسي سريع قرار خواهد گرفت. براي حذف هر دستور نيز مي‌توانيد روي آيكون آن دستور راست‌كليك كنيد و عبارت Remove from Quick Access Toolbar را انتخاب كنيد.

در عين حال مي‌توانيد مكان اين نوارابزار را نيز تغيير دهيد. بدين‌منظور در مرحله‌ سوم بايد تيك عبارت Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon بزنيد. با اين كار نوارابزار دسترسي سريع در زير نوارابزار اصلي قرار مي‌گيرد.

نمايش فونت‌هاي يك سند آفيس در كامپيوترهاي ديگر

به احتمال زياد هم‌اكنون با خواندن عنوان اين مطلب داغ دلتان تازه شده است! و متوجه شده‌ايد كه قرار است در مورد چه چيزي صحبت شود.

تقريباً همه‌ ما حداقل براي يك بار با اين مشكل برخورد كرده‌ايم كه پس از تهيه‌ يك سند وُرد يا يك ارائه‌ پاورپوينت، زماني كه خواسته‌ايم آن‌ها را در يك كامپيوتر ديگر نمايش دهيم، با صحنه‌ دلخراشي مواجه شده‌ايم: به جاي كلمات و حروف، كاراكترهاي نامفهومي قرار گرفته‌اند.

علت اين مسئله بسيار واضح است و آن اين كه، فونت به كار رفته در سند يا ارائه‌ شما، در كامپيوتر مورد نظر نصب نشده است. براي رفع اين مشكل قابليتي در آفيس 2007 وجود دارد كه شما را از بابت نمايش صحيح اسناد و ارائه‌ها همراه با فونت و طراحي اوليه در هر كامپيوتر ديگري مطمئن مي‌سازد و اين امكان را در اختيار كاربر قرار مي‌دهد كه فونت‌هاي استفاده شده را به سند مورد نظر پيوست كند (در اصطلاح به اين كارEmbed كردن گفته مي‌شود).


البته در نرم‌افزارهاي وُرد و پاورپوينت مي‌توان تعيين نمود كه تنها كاراكترهاي استفاده شده به سند مورد نظر پيوست شوند. اين كار باعث كاهش حجم فايل ذخيره شده مي‌شود. با اين پيش‌زمينه، اكنون به توضيح چگونگي پيوست كردن فونت‌ها به اسناد آفيس مي‌پردازيم:

- روي دكمه ‌Office  كليك كنيد.
- روي دكمه‌ مربوط به تنظميات برنامه (به عنوان مثال،Word Options) كليك كنيد.
- در كادر محاوره‌اي باز شده و در ستون سمت چپ صفحه، روي عبارت Save كليك كنيد.
- با استفاده از منوي كركره‌اي  مقابل عبارت Preserve Fidelity When Sharing This Document تعبيه شده است، سند مورد نظر خود را براي اعمال اين تغيير انتخاب نماييد.
- تيك عبارت Embed Fonts in the File را بزنيد.
- اگر مي‌خواهيد تنها كاراكترهاي استفاده شده به سند مورد نظر پيوست شوند، تيك عبارت Embed only the characters used in the document را بزنيد.
- در انتها روي دكمه ‌Ok كليك كنيد.

اگر دقت كرده باشيد، در قسمت Preserve Fidelity When Sharing This Document، گزينه‌ ديگري با عنوان Do Not Embed Common System Fonts قرار دارد كه به طور پيش‌فرض فعال است.

اين قابليت به اين دليل در نظر گرفته شده است كه شايد كامپيوتر كاربران ديگر فاقد فونت‌هاي سيستمي پيش‌فرض باشد و اگر از اين بابت مطمئن نيستيد، مي‌توانيد تيك اين عبارت را برداريد تا فونت‌هاي سيستمي نيز به سند شما پيوست شوند.